Группируйте свои действия по видам. Например, принимайте звонки в специально отведенное для телефонных переговоров время. Учтите время, необходимое для вхождения <в образ>, <на сворачивание> дела (убрать, упаковать, заархивировать и т.п.), на размышление и подготовку.