Форма и Порядок заполнения персонифицированных сведений утверждены приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878. Сведения обязаны подавать в инспекцию плательщики взносов на застрахованных лиц, в т. ч. на тех, которым производят выплаты (п.п. 1.1 и 3.1 Порядка).
К застрахованным лицам относятся те лица, которые:
- работают по трудовому договору;
- являются руководителями – единственными участниками (учредителями) организаций, членами организаций, собственниками их имущества;
- выполняют работы (оказывают услуги) по гражданско-правовым договорам (кроме самозанятых);
- заключили договор авторского заказа;
- получают выплаты и иные вознаграждения по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- получают выплаты по издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
Таким образом, Сведения заполняются на каждое застрахованное лицо, с которым в отчетном периоде был заключен один из указанных выше договоров или которое получило выплаты в рамках одного из этих договоров.
Например, если трудовой договор был расторгнут в марте, а в апреле бывшему работнику выплатили какие-либо суммы (например, средний заработок, сохраняемый на период трудоустройства, или пересчитанную компенсацию за неиспользованный отпуск), то Сведения за апрель также следует представить. Это связано с тем, что подобные выплаты относятся к выплатам в рамках трудовых отношений и облагаются взносами.
По мнению налоговой службы, выплаты, произведенные в текущем отчетном периоде работникам, которые были уволены в предыдущем отчетном периоде, необходимо отражать в разделе 3 расчета по взносам за текущий отчетный период.
При заполнении Сведений необходимо учесть следующее:
- если в течение месяца сотрудник уволился, а затем был принят в штат повторно, то на него заполняется один раздел Сведений, то есть поля 020–070;
- в разделе "Персональные данные" в отношении одного и того же физлица заполняется только одно поле 070 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица";
- значение поля 070 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица" не может быть отрицательным. Это означает, что при пересчете сумм в сторону уменьшения за соответствующий месяц (когда были произведены исходные начисления) нужно подать корректирующие сведения на физлицо.