28.04.2008

Контрактная документация

Контрактная документация

Алексеева Мария, 1С:Автоматизация - 28.04.2008

Успех любой коммерческой деятельности во многом зависит от уровня подготовки и последующего юридически грамотного оформления договорных отношений. От этого же зависит и результат урегулирования возможных разногласий между заказчиком и исполнителем и, если такое случиться, судебного разрешения дела при возникновении споров. Грамотно составленные документы являются залогом добрых партнерских отношений сторон и посредников сделки, позволяют мирно решать все возникающие проблемы, не перенося их в зал судебного заседания.
Помимо урегулирования правовых аспектов взаимодействия, контрактная документация может служить мощным инструментом предотвращения возможных проектных рисков. В данной статье представлены некоторые из основных аспектов работы с контрактной документацией как инструментом урегулирования разногласий сторон и предотвращения рисков проекта.

Что нужно четко знать до заключения контракта на проект?

При намерении заключить контракт следует четко знать, какие цели необходимо достичь при его реализации, уточнить наиболее важные моменты, связанные с его оформлением, подписанием и исполнением. Необходимо предусмотреть главные вопросы предстоящей работы, а затем, переходя от общего к частному, составить примерную поэтапную схему работы и продумать, что и как должно быть сделано на каждом этапе. Уже на этапе планирования работ мы можем спрогнозировать возникновение возможных рисков проекта и продумать пути их компенсации, включив в договор условия, позволяющие с наименьшими затратами выйти из возможной конфликтной ситуации с клиентом.
Поэтому проект предстоящего договора желательно разработать самой заинтересованной организации, а не останавливаться на шаблоне договора, предоставляемым заказчиком.
Конечно же, при составлении формулировок условий договора лучше всего привлечь специалистов соответствующего профиля (штатный юрист в компании или разовые услуги внештатных специалистов). Детальная проработка текста договора со стороны исполнителя поможет избежать неожиданностей, которые могут исходить от заказчика. При этом по его замечаниям при согласовании текста договора можно проследить, в чем именно состоят его сомнения, ожидания, интересы и предотвратить включение в договор нежелательных условий.

Договор. Проверяем основное...

При подписании контрактов необходимо убедиться, что представитель клиента, визирующий документ, имеет на это юридическое право и полномочия. Подписание договора лицом, у которого отсутствуют соответствующие полномочия, делает его недействительным, что как минимум влечет невозможность получить оплату за выполненные работы.
Известны случаи, когда контрагент, не желая исполнять свои обязательства по договору, объявляет о том, что лицо, подписавшее договор, соответствующих полномочий не имело (один из самых распространенных способов мошенничества).
Документами, подтверждающими полномочия, являются доверенность или устав предприятия.
Если документы визирует директор предприятия, который действует на основании устава, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо протоколом собрания учредителей предприятия. В отношении последних следует обратить внимание на следующее. В последнее время, на некоторых предприятиях, особенно там, где директор работает по найму, учредители в той или иной степени, ограничивают его полномочия. Например, полномочия на заключение сделки свыше определенной суммы могут выдаваться только с согласия правления, совета директоров, собрания учредителей и т. д. В частности, в уставе организации (раздел «Полномочия исполнительного органа»), может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 10 млн. рублей, только с согласия совета директоров предприятия. Поэтому бывает полезно ознакомиться с соответствующим разделом устава организации-клиента и убедиться, что полномочия директора не ограничены.
Что касается доверенности на осуществление предпринимательства от имени других лиц, (в данном случае на заключение договора), то порядок ее оформления строго оговорен в законодательстве РФ (гл. 10 ГК), и отступления от него недопустимы. В частности важное значение имеют дата и срок действия доверенности. К примеру, в ст. 186 ГК РФ отмечено: «Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна». В связи с этим приведем пример из общей арбитражной практики. Арбитражный суд, разбирая конфликтную ситуацию, связанную с заключением договора, установил, что доверенность директора филиала не имеет даты ее совершения, в связи, с чем она не действительна, а при таких условиях суд обоснованно пришел к выводу о том, что директор филиала не имел полномочий на заключение договора.
Не следует также забывать, что максимальный срок доверенности по ГК РФ - три года, даже если указанный в ней срок действия составляет более трех лет. По истечении трех лет, такая доверенность также будет признана недействительной. Исключение составляют доверенности, заверенные нотариально для совершения действий за границей (не содержащие указания о сроке их действия). Такая доверенность сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

Контракт еще не подписан, а начало работы нельзя откладывать...
Как быть?

В практике взаимодействия с клиентом возможны ситуации, когда контракт еще не подписан (длительное согласование, бюрократическая структура организации заказчика, проч.), а условия проекта требуют безотлагательного начала работ. В этой ситуации исполнителю необходимо заручиться определенными гарантиями завершения процесса подписания контракта.
Документальным подтверждением этих гарантий могут являться такие документы как протоколы о результатах проведенных переговоров, гарантийное письмо, предложение заключить договор (оферта), рамочное соглашение, определяющее порядок оформления контрактных документов и границы сотрудничества. Составление вышеназванных документов направлено на заключение договора в будущем, они, за исключением рамочного соглашения и оферты, не влекут за собой каких либо юридических последствий. Эти документы фиксируют намерения сторон и итоги проведенных переговоров. Хотя согласно п.1 ст.162 ГК РФ в случае спора сторон мы имеем право использовать эти документы в суде как письменные доказательства намерения сторон заключить контракт.
По рамочному соглашению или предварительному договору, стороны обязуются заключить в последствии основной договор(-ы) о выполнении работ или оказании услуг на зафиксированных условиях. При этом из числа существенных условий основного договора предварительный договор должен содержать условия о предмете и сроке, в течение которого стороны обязуются заключить основной договор. При отсутствии указания на срок основной договор должен быть заключен в течение года с момента заключения предварительного договора (п. 4 ст.429 ГК). Если сторона предварительного договора уклоняется от заключения основного договора, то другая сторона вправе обратиться в суд с иском о взыскании со стороны, которая уклоняется от заключения договора, возникших в связи с этим убытков.
Оферта - это предложение со стороны клиента заключить договор. Оферта должна содержать всю необходимую информацию относительно существенных условий договора (предмет договора, сроки, цена и т. д.) и должна быть обращена к конкретному юридическому лицу. Она должна исходить от полномочного лица предприятия, выражающего намерение заключить договор. В том случае если основные условия будущего контракта в оферте отсутствуют, ее можно рассматривать не более как рекламу или как приглашение к переговорам по поводу будущего договора. Никаких юридических последствий такая оферта не влечет. В то же время, если оферта отвечает всем требованиям, одной ее для заключения договора недостаточно. Необходимо, что бы предложение было принято (акцептовано), поскольку договорные отношения между сторонами возникают не из самой оферты, а из одобрения его сторонами.
Непростым представляется вопрос: является ли гарантийное письмо основанием, обязывающим к заключению договора?
При формальном подходе к решению вопроса можно считать, что гарантийное письмо - это не только предложение заключить договор, но и взятое на себя клиентом обязательство по его заключению, не требующее акцептования исполнителем. Так юридическое лицо, получившее гарантийное письмо, содержащее все условия и реквизиты оферты, вправе оказать оференту услуги и получить за них оплату, не давая при этом письменного ответа (акцепта). Такое право предоставлено акцептанту в силу п.3 ст. 438 ГК. Действия по схеме «письменная оферта для акцептанта плюс выполнение всех условий оферты для оферента» так же признаются заключением договора.
Однако в наших условиях не совсем цивилизованных рыночных отношений выполнение работ на основании только гарантийного письма представляется делом рискованным. Вопрос гарантий своевременной оплаты услуг ставит под сомнение выгодность выстраивания отношений на основании гарантийных писем.
Если нельзя избежать заключения договора по гарантийному письму, необходимо знать требования, предъявляемые к нему как к оферте:
- наличие в гарантийном письме условий будущего договора: предмет, вид услуг, цена и сроки.
- гарантийное письмо должно быть обращено к конкретному юридическому лицу, и исходить от полномочного лица предприятия заказчика
- гарантийное письмо должно выражать четкое намерение отославшего его лица считать себя связанным обязательствами заключить договор в указанные в письме сроки и выполнить его условия.
Если вышеперечисленные условия отсутствуют в гарантийном письме, то его можно рассматривать как не более чем приглашение к переговорам по поводу будущего договора. Никаких юридических последствий гарантийное письмо такого рода не создает.

Что обязательно должно быть в контракте?

При составлении контракта необходимо четко прописать обязательные пункты в договоре, такие как:

- Условия и порядок расчетов

Максимально четко должен быть проработан такой важный пункт договора, как «Условия и порядок расчетов». В первую очередь определены размеры, сроки и документальные основания осуществления как авансовых, так и окончательных платежей.
Остановимся подробнее на вопросе регулирования цены в договоре, зачастую наиболее важном для сторон сделки.
В договоре обязательно указывается цена подлежащей выполнению работы (услуг) или способ(-ы) ее определения. Если по каким либо причинам такая информация в договоре отсутствует, логично предположить, что цена определяется по договоренности сторон по факту выполнения работы. Если такая договоренность не достигается, то при судебном разбирательстве цена будет определяться в соответствии с пунктом 3 статьи 424 ГК РФ, а именно: «...когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги».
Цена работы (услуг) может быть определена путем составления сметы. Если работа выполняется в соответствии со сметой, составленной исполнителем, смета становится частью договора с момента подтверждения ее заказчиком. Цена работы (услуг) (смета) может быть приблизительной или твердой. При отсутствии в договоре указаний на возможность изменения, цена работы (услуг) считается твердой.
При этом исполнитель не вправе требовать увеличения твердой цены, а заказчик ее уменьшения, даже в том случае, когда в момент заключения договора исключалась возможность предусмотреть полный объем подлежащих выполнению работ (услуг) или необходимых для этого расходов.
Если в договоре имеется ссылка на возможность изменения цены, то при возрастании стоимости, которое нельзя было предусмотреть при заключении договора, исполнитель имеет право требовать увеличения установленной в договоре не твердой цены, а при отказе заказчика выполнить это требование - расторжения договора в соответствии со статьей 451 ГК РФ.
Если возникла необходимость в проведении дополнительных работ (услуг) и по этой причине в существенном превышении определенной в договоре цены, исполнитель обязан своевременно предупредить об этом заказчика. Заказчик, не согласившийся на превышение указанной в договоре цены, вправе отказаться от договора. В этом случае Исполнитель может требовать от заказчика оплаты за выполненную часть работы (услуг). Исполнитель, своевременно не предупредивший заказчика о необходимости превышения указанной в договоре цены работы (услуг), обязан выполнить договор, сохраняя право на оплату работы по цене, определенной в договоре.

- Порядок сдачи приемки работ

Во избежание недоразумений при сдаче результатов работ, участникам сделки целесообразно оговорить способы и порядок определения качества выполненной работы, а так же сроки и порядок ее приемки заказчиком от исполнителя.
Основными моментами, которые следует оговорить в договоре в этой связи, являются:

• Порядок, сроки сдачи и приемки работ
• Документальное фиксирование факта передачи результатов работ и срок на их проверку заказчиком после передачи исполнителем
• Требования к качеству результата работ или ссылка на документ, описывающий эти требования (ТЗ, ТП, регламент, проч.)
• Порядок фиксирования замечаний заказчика и определения сроков их устранения исполнителем 

- Порядок приостановки исполнения договора до выполнения встречных обязательств другой стороной

Работая в рамках договора, каждая из сторон вправе рассчитывать на взаимовыгодное сотрудничество, пытаться выстраивать партнерские отношения.
Но, к сожалению, нельзя исключать ситуации неблагоприятного развития событий на проекте, недобросовестного исполнения договора одной из сторон. Например, заказчик не принял и не оплатил переданные ему исполнителем результаты работ (да, возможно, и не собирается этого делать в свете изменившейся «политической» ситуации проекта), а исполнитель, поставленный в условия жесткого соблюдения согласованного графика работ, вынужден приступить к выполнению работ по следующим этапам проекта.
Причины могут быть называться разные - длительные процедуры согласования и подписания актов выполненных работ, отсутствие ключевого лица, без визы которого «финансовая служба не пропустит платеж» (отпуск, болезнь, проч.), и т.д. и т.п. Но факт остается фактом - исполнитель продолжает нести затраты по выполнению работ, находясь в условиях не гарантированной приемки уже переданных заказчику результатов работ и соответственно их оплаты.
Вопрос достаточно просто урегулировать, включив в договор четкий перечень условий, при которых исполнитель вправе приостановить работы до выполнения встречных обязательств другой стороной. В нашем примере таким условием может стать задержка очередного платежа заказчиком на зафиксированное в договоре количество рабочих дней или отсутствие обоснования отказа в приемке результатов работ в сроки и порядке, зафиксированном в договоре.

Неоднозначность формулировок в договоре.
Примеры и последствия.

Приступая к работе по формулированию условий договора, нельзя забывать о недопустимости двусмысленных, нечетких формулировок. Ведь в договоре имеет значение каждое слово.
Поэтому недопустимо включать в текст договора неточные по своему содержанию выражения типа «своевременно выполнить», «незамедлительно уведомить», «регулярно отчитываться», «без промедлений приступить» и проч. Понятно, что при возникновении спорной ситуации каждой стороне удобно будет ссылаться на свою интерпретацию этих положений договора. Для того чтобы избежать двусмысленности, необходима конкретизация формулировок:

• «своевременно выполнить» => «выполнить в течение N рабочих дней»
• «незамедлительно уведомить» => «уведомить в течение N рабочих дней с момента наступления события X»
• «регулярно отчитываться» => «в течении N рабочих дней предоставлять отчет, содержащий... »
• «без промедлений приступить» => «приступить к работам, услугам в течении N рабочих дней с момента наступления события X»
• и т.д.

Следует помнить, что при толковании договора судом, арбитражным судом, третейским судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем выражений. При неясности буквального смысла какого-либо условия договора суд будет вынужден выяснять действительную общую волю сторон с учетом цели договора путем длительного разбирательства всех обстоятельств совершения сделки.

Приложения к договору.
Детализация договоренностей для снятия рисков.

Одним из важных аспектов работы с договором является контроль над его исполнением, при котором прилагаемые к договору контрактные документы должны служить правильному пониманию содержания договора. Этапы реализации сделки, способы и порядок определения качества выполненной работы, а так же ее приемки в приложениях к договору оговариваются полно и конкретно. Для этого можно использовать следующие виды приложений к договору, которые позволят снизить определенные риски при выполнении работ: 

Риски	Форма документов - Приложений	Что позволяет
Конфликт сторон в разном понимании содержания работ	Порядок выполнения работ	Определить последовательность работ, обозначить структуру работ
Неоправданные ожидания заказчика в сроках получения результата	График выполнения работ	Зафиксировать четкие сроки выполнения работ
	Уведомление об изменении сроков Работ	Документирует причину изменения в сроках сдачи работ, фиксирует новые сроки сдачи работ
Задержка заказчиком оплаты за выполненную работу	График оплаты работ	Четко регулируются сроки и условия оплаты работ
Многократное согласование результатов работ, изменение требований к выполненной работе	Протокол Замечаний к Результатам Работ	Документирует замечания к результатам работ и согласования их с Заказчиком. Подтверждает факт приемки результатов в той части, к которой претензии не были высказаны
Затягивание заказчиком сроков проверки результатов работ	Уведомление о передаче Результатов Работ	Документирует факт передачи результатов работ Заказчику, фиксирует начало отсчета времени на проверку

Порядок выполнения работ

Приложение к договору «Порядок выполнения работ» четко показывает, какие задачи необходимо выполнить на каждом этапе, содержит описание работ, и, что самое главное - описание результата работ по каждому этапу. Таким образом, заказчик уже при заключении контракта располагает информацией - какой результат он вправе ожидать на том или ином этапе работ. Приложение позволяет избежать конфликта между Заказчиком и Исполнителем, причина которому - разное понимание содержания работ, неоправданных/ несвоевременных ожиданий результата заказчиком.

 

 

График выполнения работ

График выполнения работ позволяет четко определить сроки и длительность выполнения работ по каждому этапу и в большей степени снимает риск неоправданных ожиданий заказчика в сроках получения результата.

Уведомление об изменении сроков выполнения работ

Такой вид приложения к договору служит для документирования факта и причины изменения в утвержденных сроках сдачи работ.
Документ может компенсировать риск неоправданного ожидания результата работ заказчиком, является инструментом исполнителя для документирования причины изменения в сроках сдачи работ и фиксации новых сроков сдачи работ.

Уведомление о передаче результатов работ

Для компенсации риска затягивания заказчиком сроков проверки результатов работ можно использовать приложение к договору «Уведомление о передаче
результатов работ». Эта форма документа позволит нам документировать факт передачи результатов работ Заказчику и фиксировать начало отсчета времени, отведенного согласно условиям договора
заказчику на проверку.

Как зафиксировать критерии качества результата работ в контрактной документации?

Одним из наиболее весомых рисков проектов может являться разное понимание критериев качества результата работ заказчиком и исполнителем. Возникновение подобной ситуации может привести к отказу в приемке результата работ заказчиком.
Для компенсации данного вида рисков и достижения однозначности в понимании критериев качества результата работ может использоваться широко практикуемый проектный документ - Устав проекта. Данный документ имеет статус приложения к договору и является обязательным для исполнения всеми участниками проекта при планировании, организации, выполнении, контроле и принятии результатов работ по проекту.
Наряду с прочими положениями в устав проекта уместно включить критерии качества результата, описать порядок проверки результата на соответствие этим критериям.

• Контрольные точки проекта, в которых будет проверяться качество выполненных работ;
• Методы контроля и критерии качества результатов;
• Критерии качества объектов поставки проекта;
• Критерии приемки работ (когда работа считается принятой заказчиком?);
• Типы испытаний, которые необходимы для подтверждения соответствия качества объектов поставки требованиям Заказчика;
• Планируемые виды испытаний
• Зоны ответственности представителей исполнителя и заказчика за проведение тестовых испытаний, процедуры принятия решений о требованиях к доработке

Условия выхода из контракта каждой из сторон. Изменение и расторжение договора.

К сожалению, никто из нас не застрахован от ситуаций, когда целесообразнее приостановить работы по договору, нежели завершать работы по нему. Как в этом случае с наименьшими потерями выйти из договора?
В ст. 717 ГК указано, что если иное не предусмотрено договором, заказчик может в любое время до сдачи ему результата работы отказаться от исполнения договора, уплатив исполнителю, часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от исполнения договора. Заказчик также обязан возместить подрядчику убытки, причиненные прекращением договора подряда, в пределах разницы между ценой, определенной за всю работу, и частью цены, выплаченной за выполненную работу.
Однако стороны могут установить как иной порядок расторжения договора, так и предусмотреть возможность изменения условий договора в одностороннем порядке (что, конечно же, должно быть четко отражено в тексте договора).
В общем случае изменение и расторжение договора осуществляется по соглашению сторон (ст. 452 ГК РФ). Вместе с тем договор может быть изменен или расторгнут по требованию одной из сторон договорного обязательства или по решению суда.
Требование об изменении или расторжении договора может быть заявлено каждой из сторон в арбитражный суд. Однако оно уместно только после того, как был получен отказ другой стороны изменить или расторгнуть договор, либо ответ был получен не в срок, заявленный стороной - инициатором в требовании об изменении или расторжении договора, либо самим договором. Договор расторгается арбитражным судом только при одновременном наличии следующих условий:
- в момент заключения договора стороны исходили из того, что изменения возникших обстоятельств, которые привели к необходимости расторжения или изменения договора не произойдет;
- изменение обстоятельств вызвано причинами, которая заинтересованная сторона не могла преодолеть после их возникновения;
- исполнение договора без изменения его условий нарушило бы соответствующее договору соотношение имущественных интересов сторон и повлекло бы для заинтересованной стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишилась бы того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора.
Возможность возникновения ситуации одностороннего выхода из договора трудно, но можно спрогнозировать при оценке рисков проекта на стадии заключении контракта. И в этом случае важно помнить о своих правах по урегулированию в тексте договора гибкого порядка выхода из него. Если подобная ситуация не была предусмотрена на старте проекта и сторонам не удается достичь договоренности по условиям расторжения договора, необходимо иметь четкие основания для аргументации своей позиции при расторжении договора в суде.

Качество контрактной документации - основа успешной работы команды проекта

Подводя итог сказанному выше, можно определить, что уверенно работать можно по договору, в котором:

• максимально прописаны возможные критические ситуации и способы их урегулирования;
• зафиксированы устраивающие обе стороны права и обязанности;
• соблюдена установленная законодательством форма;

Успех реализации проекта в решающей степени зависит от проектной команды и качества управления проектом в целом. Но правильно составленный контракт может стать основой для предсказуемой и более эффективной реализации проекта.