И здесь на помощь приходят учетные системы на базе программных продуктов 1С. Наиболее популярным продуктом для решения данной задачи является 1С:Управление производственным предприятием 8.
Важнейшими элементами бюджетирования являются финансовое планирование ? управление процессом создания, распределения и использования финансовых ресурсов предприятия, и делегирование финансовой ответственности – разделение финансовой ответственности между подразделениями.
Давайте попробуем разобраться в основных определениях бюджетирования.
Что из себя представляет бюджет ? Это документ, устанавливающий стоимостное выражение показателей плана предприятия на определённый период по следующим направлениям:
· использование капитальных, товарно-материальных, финансовых ресурсов;
· привлечение источников финансирования текущей и инвестиционной деятельности;
· доходы и расходы;
· движение денежных средств;
· инвестиции (капитальные и финансовые вложения).
Бюджетирование может быть использовано для различных целей, включая планирование, контроль и анализ деятельности предприятия. Оно может помочь в принятии решений о распределении ресурсов, улучшении эффективности работы и достижении стратегических целей.
Так на первом этапе выполняется планирование, представляющее из себя разработку плановых показателей деятельности подразделений организации. При этом подразделения организаций выступают в качестве ЦФО (Центр Финансовой Ответственности). Чтобы финансовая структура была инструментом бюджетного управления, каждый ЦФО обязан быть не только вещественным, но и одушевленным. А именно, им должен быть конкретный сотрудник компании, как правило, руководитель подразделения, который управляет реальным бизнес-процессом/процессами. Выход этого бизнес-процесса оценивается соответствующим финансовым показателем. Очень важно именно то, что ответственность здесь должна быть понята, как возможность и обязанность управлять бизнес-процессами, формирующими финансовый показатель, за который ЦФО отвечает.
Мало просто внести наш бюджет, необходимо его отслеживать, то есть на арену выходит следующая функция «отслеживание исполнения». Она отвечает за фиксацию фактических данных и последующее сравнение с плановыми показателями. Фактические данные должны учитываться в системе бюджетирования в тех же разрезах, в которых производится планирование, что обеспечивает возможность сравнение плановых и фактических показателей работы предприятия.
Раз уж настроили план и факт, то далее необходимо осуществлять контроль за исполнением бюджета, то есть производить анализ отклонений фактических показателей от плановых и выявление причин таких отклонений. Кроме того, функция контроля обеспечивает своевременное принятие решений еще до момента возникновения отклонения. Например, если одно из ЦФО истратило заложенную в бюджет на месяц сумму уже в середине месяца, система контроля исполнения бюджетов должна просигнализировать руководству, что затраты по этой статье в конце месяца, скорее всего, превысят плановые.
Бюджетирование – это непрерывный процесс. Нельзя один раз внести бюджет и забыть про него на год. Планирование выполняется в скользящем режиме и в зависимости от изменения текущей ситуации, утвержденный план может подлежать обоснованным корректировкам.