Автоматизация работы казначейства. Теоретические аспекты внедрения 1с 8 и опыт практического применения
Эта статья будет интересна тем заказчикам, которые работают в казначейском подразделении или ставят для себя задачу автоматизировать эти функции у себя на предприятии. С чего начать, что учесть и какие цели при внедрении для себя ставить?
1С:АВТОМАТИЗАЦИЯ готова поделиться своим опытом в этих вопросах.
Для начала Вам надо определить место Вашего подразделения в общей схеме организации планирования и контроля исполнения бюджета предприятия. Неважно, принято ли у Вас в компании годовое планирование с поквартальным уточнением бюджета, либо просто Вам присылают руководители отделов собственные бюджеты, утвержденные генеральным директором – в любом случае, господа казначеи при выполнении своих должностных функций руководствуются неким планом либо ограничителем по расходу денежных средств.
Соответственно, видим, что бизнес-процесс казначейства тесным образом связан с бизнес-процессом планирования расхода денежных средств в компании. А именно, ключевой ролью казначейства является осуществление резервирования денежных средств в бюджетах и последующий контроль свободных остатков денежных средств для исключения случаев перерасхода или неожиданного недостатка финансов.
По нашему опыту автоматизация данного бизнес-процесса в компании заказчика не ограничивается только одним подразделением. Внедрение 1с 8 в казначейской службе является всегда лишь частью в проекте автоматизации функций бюджетирования. Таким образом, обычно в таком проекте оказываются участниками, как минимум: служба казначейства, финансово-экономическая служба и бухгалтерия.
Система программ 1с 8 в таком проекте предоставляет широкий набор функциональных возможностей. Рассмотрим каждую из них отдельно.
Регистрация планируемых поступлений и расходов – в программе для регистрации планируемых поступлений и расходов есть несколько независимых объектов: от одного документа, служащего для регистрации разового движения денежных средств, до отдельной подсистемы бюджетирования с различными сценариями и периодами действия.
Резервирование денежных средств – денежные средства могут быть зарезервированы специальными действиями в программе для того, чтобы никто из пользователей программы 1с 8 не мог ими воспользоваться. Для чего это бывает нужно? Возможно деньги пришли от конкретного покупателя, а его товар еще не пришел либо не изготовлен на нашем производстве. В этом случае деньги клиента можно «пометить», указав конкретную платежку в заказе этого покупателя либо в планируемом расходе денежных средств. Также можно резервировать деньги под предстоящие платежи путем формирования заявки на расход денежных средств.
Формирование платежного календаря – это следующая важная функция, после того, как мы запланировали расход и приход, и зарезервировали денежные средства в результате планирования. Нам нужен отчет, который покажет все картину ближайшего движения средств, и мы сможем увидеть картину ближайшего финансового будущего компании. Для этого как раз и служит отчет Платежный календарь в системе 1с 8.
Многовалютный учет остатков и движения денежных средств, как аналитическое свойство справочников системы 1с 8, расширяет возможности нашего планирования и дальнейшего анализа, а также является необходимым для предприятий, ведущих внешне-экономическую деятельность.
Оформление всех необходимых первичных документов является скорее необходимым функционалом, чем дополнительным сервисом для выполнения задач контроля исполнения бюджета. В системе программ 1с 8 линейка первичных документов поддерживает все изменения законодательства и постоянно пополняется необходимыми пользователям печатными формами.
Наконец, Реестр плановых и фактических платежей помогает увидеть всю картину в целом, сравнить план и факт и сформировать удобный отчет руководству, без дополнительных ручных правок со стороны сотрудника казначейской службы.
Все это хорошо, но давайте зададимся вопросом – как достичь этой идеальной картины у себя на предприятии? Для этого необходим ряд организационных, методологических и технических мер, выполняемых в определенные сроки соответствующими людьми с выделением определенных аппаратных и финансовых ресурсов, что в общем случае называется проектом внедрения 1с 8 на предприятии заказчика. Проект всегда включает совместную работу сотрудников заказчика и исполнителя, а значит Вам, как заказчику, необходимо понимать свои задачи и добиваться их решения на местах. Что для этого нужно на разных этапах реализации проекта?
Этап 1 – Разработка методологии, формирование требований к 1с 8
В общем случае, как было сказано ранее, в проекте автоматизируется весь контур финансово-экономической службы предприятия и к моменту внедрения может оказаться, что методология финансового учета и планирования нуждается в актуализации. Для этого могут использоваться собственные ресурсы заказчика или исполнителя, а иногда и привлеченные консалтеры-методологи. Они помогут разработать различные регламенты, такие как регламент годового планирования, регламент согласования перераспределения ресурсов, регламент корректировки бюджетов, положение о договорной работе и проч. После этого компания-автоматизатор сможет предложить, как реализовать ту или иную функцию регламента в автоматизированной системе.
На первом этапе вопросы, которые нужно решить руководителю проекта от заказчика, касаются, в основном, получением приказа на проект, в котором утверждены обязанности и полномочия всех членов проектной команды от заказчика. А главным вопросом функционального заказчика является выделение времени своих сотрудников, которого всегда недостаточно, и формирование полного перечня ситуаций, которые необходимо отражать в системе.
Этап 2 – Адаптация бизнес-процессов к возможностям программы, доработка программы до готовности к опытной эксплуатации
На данном этапе основным вопросом для функционального заказчика является проверка работы программы и тех функций, которые добавили в нее программисты исполнителя. А также решение организационных вопросов, т.к., возможно, что в результате этапа 1 было решено, что дешевле и эффективнее изменить бизнес-процессы под программу, т.к. в программе этот процесс (например, резервирование денежных средств) реализован лучше. Если программа не меняется, дЭтап 3олжна меняться организация, а это ох как трудно! Тут и переписывание должностных инструкций и согласование с другими подразделениями, и саботаж сотрудников, и возможное затягивание сроков. В общем, куча нервов! Зато, когда это все, наконец, заработает, все будут Вам благодарны и будут удивляться, зачем они долгие годы так мучались с табличками Excel.
Этап 3 – опытная эксплуатация системы 1с 8
Здесь главное – не пасовать! Программные доработки проверены, остатки внесены, ИТ-инфраструктура создана, пользователи обучены. Нужно двигаться дальше. Объявляем о начала опытной эксплуатации и об отказе от предыдущей системы и дальше – только вперед!
Знайте, что нагрузка на пользователей, вводящих данные в систему, будет большой. Необходимо подстраховаться наличием у Вас на территории опытного консультанта от исполнителя, который будет помогать на первых порах справляться со сложными ситуациями и вовремя писать разработчикам об ошибках. Также, возможно, стоит мотивировать ключевых пользователей премиальными либо включить в их kpi успешное формирование финансовой отчетности за квартал в автоматизированной системе. Главное – чтобы все работали слаженно и над одной целью.
Возможно, что опытная эксплуатация выявит дополнительные доработки, и даже покажет, что некоторые функции системы 1с 8, которые Вы решили использовать, на практике неудобны и не используются. Так и должно быть! Сейчас самое время снова принимать решения о функциональности системы и о должностных функциях сотрудников. Есть моменты, которые можно выявить только при работе в программе, поэтому планируйте свой бюджет на автоматизацию с учетом того, что при опытной эксплуатации возникнут новые, ранее не учтенные, требования к системе.
Заканчивая статью, хочется сказать, что система программ 1с 8 предоставляет широкие возможности для автоматизации казначейских операций как для небольших предприятий, так и для огромных холдингов, но основным фактором их успешного применения является согласованность действий заказчика и исполнителя и соблюдение ими взаимных договоренностей, что обеспечивается наличием у компании-исполнителя опытных руководителей проекта, проектной технологии и собственных функциональных наработок, а также выделением заказчиком соответствующих ресурсов на проект.
